AGILE: Scrum? Kanban? Kaizen? PMBoK?

Gestão de projetos... aplicando conhecimentos, habilidades e técnicas para a perfeita e hoje, ÁGIL execução.

ACINONYX JUBATUS! Não se assuste com o nome... o guepardo ou chita, como é conhecido popularmente, é um animal extremamente ÁGIL. Suas patas possuem ranhuras e sua longa cauda fornece maior estabilidade em curvas. Além disso, possui cabeça pequena e aerodinâmica, integrada a uma coluna extremamente flexível.

De maneira análoga à teoria da evolução das espécies (Charles Darwin), as melhores práticas de Gerenciamento de Projetos vem passando por evoluções nos últimos anos.

Para nossa equipe, que este ano completa 40 anos de projetos, principalmente nas áreas de Supply Chain e Gestão Organizacional, vivenciar estas transformações nos ajuda a compreender melhor as demandas atuais e contribuir para o que denominamos hoje de “Agile Change Management”. Sim, apesar das “novas” técnicas serem relativamente simples de serem compreendidas, são as PESSOAS que continuam a fazer a diferença entre o sucesso e o fracasso de sua implementação e perpetuação. Vejamos a seguir algumas evoluções pelas quais passamos e que atualmente integram a abordagem “ÁGIL”.

Kanban

Nossa equipe começou a trabalhar com essa técnica em 1985, quando os japoneses, mais especificamente o Sr. Taiichi Ohno, nos mostrou o poder do controle de materiais e da produção por meio de CARTÕES e como um sistema de gestão à vista tinha a capacidade de engajar PESSOAS. Em 1986 fiz meu primeiro curso de Kanban e, para quem estudava engenharia, esta técnica era absolutamente simples e lógica. Mas confesso que, na época, me encantava mais a lógica da ferramenta do que seu potencial de engajamento humano. Obviamente, após 33 anos de experiências práticas, eu e toda nossa equipe visualiza o Kanban como uma conceito que vai muito além da técnica, impactando na comunicação e no engajamento das PESSOAS.

PMBoK

Foi nos anos 90 que sentimos a necessidade de estabelecer novas metodologias e gerir projetos a partir das melhores práticas e aí nos deparamos com o PMI – Project Management Institute, da referência do PMBoK (Project Management Body of Knowledge) e o Microsoft Project se tornou uma ferramenta de grande valia na gestão de projetos. Assim, ao longo dos anos, na nossa área de atuação, centenas de metodologias foram sendo estabelecidas para desenvolvimento de projetos, tais como:

- SLP - Systematic Layout Planning (Planejamento Sistemático de Layout);

- Estruturação de Academias de Supply Chain e Operações;

- Metodologia para Dimensionamento de Estoques, entre inúmeras outras.

Kaizen

Ainda nos anos 90, após aproximadamente 10 anos trabalhando com Kaizen (Melhoria Contínua) em empresas do Brasil e da América Latina, foi a metodologia “Kaizen Blitz” ou “Semana Kaizen” que começava a nos levar para a metodologia “Ágil”. Sim, a partir de análises, experimentação e implementação de ciclos semanais de melhoria, percebemos a importância do que hoje denominamos “Quick Wins” (“Ganhos Rápidos”) e do impacto que a metodologia tinha sobre as pessoas. Por exemplo, foram praticamente 50 “Semanas Kaizen” em 50 empresas, integrantes da cadeia de suprimentos da Ford, que pavimentaram os caminhos para as metodologias ágeis de nossas equipes de projeto.

Por que ÁGIL?

Além das metodologias ágeis que muitos já aplicavam de diferentes maneiras desde os anos 90, foi em 2001, a partir de uma iniciativa de especialistas da área de desenvolvimento de softwares, que foram estabelecidos 4 grandes valores para o “Desenvolvimento Ágil de Softwares”:

1. Indivíduos e interação mais que processos e ferramentas;

2. Software em uso mais que documentação abrangente;

3. Colaboração com o cliente mais que negociação de contratos;

4. Responder a mudanças mais que seguir um plano.

Estes valores podem ser aplicados a muitas outras áreas que não consideram obrigatoriamente softwares e foi por isso o termo “Agile Software Development” foi simplificado para “AGILE” e estendido para muitas outras áreas. Sim, precisamos ser ÁGEIS no desenvolvimento de um novo produto, de um novo programa, na implementação de um novo modelo de gestão etc.

Um profissional ÁGIL:

• Foca no cliente com o foco do cliente;

• Está conectado aos “feedbacks online” e reage aos mesmos positivamente;

• Integra conceitos, habilidades e atitudes ÁGEIS;

• Respeita as melhores práticas na Gestão de Projetos;

• Tem espírito protagonista, mas sabe que o sucesso está no time ÁGIL;

• Se adapta ao mundo “VUCA” – Volátil, Incerto, Complexo e Ambíguo;

• Possui capacidade para se reorganizar a cada mudança de cenário e é resiliente;

• Toma decisões rápidas apoiado por sistemas que transformam dados em conhecimentos;

• Busca continuamente caminhos alternativos à burocracia;

• Conecta pessoas no mundo físico e no digital em toda a cadeia;

• Potencializa resultados integrando o “face to face” com o digital;

• Confia nos resultados a partir de caminhos que serão construídos;

• Aplica a essência do PDCA e do Kaizen.

Scrum

A partir da constatação da importância da agilidade, os pesquisadores japoneses Hirotaka Takeuchi e Ikujiro Nokata desenvolveram um método ágil para gestão de projetos, inicialmente para novos produtos, denominado SCRUM. Este método foi adaptado e popularizado por Jeff Sutherland e Ken Schwaber no best seler “SCRUM - a arte de fazer o dobro do trabalho na metade do tempo”.

Por sua simplicidade de uso, o método SCRUM tem sido utilizado também por nossas equipes de projetos e por muitos clientes IMAM.

Um dos principais benefícios do método SCRUM é o engajamento da equipe (auto gestão). Esta característica se assemelha ao engajamento que o método Kanban já propiciava no controle de materiais e da produção e que liberava o profissional de PCP para atividades mais nobres. Desta forma, com o SCRUM, isto também acontece com o Gerente do Projeto (PMBoK) que fica mais livre para remover obstáculos e apoiar o trabalho da equipe, ao invés de apenas cobrar resultados.

Apesar de não estarmos aqui querendo dizer o que é certo e o que é errado, é inevitável as comparações entre métodos. Observe no gráfico abaixo, nos últimos 15 anos (fonte: Google), o grau de interesse das pessoas, no Brasil, em relação aos termos pesquisados: Scrum, PMBoK, Kanban, Kaizen e AGILE.

Sidney Rago, gerente da divisão de Estratégias e Performance da IMAM destaca: “Utilizamos hoje as melhores práticas de cada método em função do tamanho, complexidade e grau de risco de cada projeto. Por exemplo, um dos questionamentos quando implementamos SCRUM é o “abandono” do velho e bom cronograma, já que pelo método ágil, a gestão do tempo e das atividades do projeto é feita por meio de um quadro com “post its” e um sistema de pontuação de acordo com a complexidade de cada atividade. A equipe conhece todas as atividades a serem desenvolvidas (backlog) e através do controle de pontos de cada atividade realizada a cada “Sprint” (ciclo de controle) é possível prever o tempo total do projeto. Alguns clientes, como a SCHMERSAL, na área de desenvolvimento de aplicações, mantém o uso do cronograma por ser uma exigência de clientes (padrão PMI). Sem problemas! Assim, o ideal é que a empresa domine os métodos e procure extrair o máximo proveito das melhores práticas, mas sempre perguntando se tais controles realmente agregam valor à Gestão do Projeto.”

O maior desafio está nas PESSOAS

Não poderia ser diferente... no Brasil, atualmente, já são milhares de empresas e profissionais aplicando metodologias ágeis.

Porém, avaliando as empresas que tiveram sucesso nas implementações das técnicas e aquelas que fracassaram, identificamos que:

• Nem todos querem ser ágeis;

• Métodos ágeis são muito simples de serem absorvidos pelas pessoas;

• Padronização e flexibilidade são “2 lados de uma mesma moeda” e precisam ser considerados;

• Ambientes onde a vaidade pessoal é mais importante que o sucesso da equipe não gera engajamento;

• Empresas com dificuldade de lidar com erros também terão dificuldades com métodos ágeis;

• Layout físico facilita a interação e o trabalho em equipe na implementação de métodos ágeis, mas implica em mudança de comportamento;

• Integração de pessoas pode e deve avançar os limites da empresa, envolvendo fornecedores e clientes em toda a cadeia;

• Empresas que se focam mais em siglas e métodos ao invés de pessoas acabam ficando sem siglas e sem métodos;

Se as pessoas comprarem a ideia e se engajarem na aplicação dos métodos, mesmo que sejam customizados, o sucesso está garantido.

Estudos de Caso

Bridgestone, ViaVarejo, Marluvas, Schmersal e milhares de outras empresas no Brasil já investem em métodos ágeis. Uma destas referências é o trabalho desenvolvido pela equipe de tecnologia do Magazine Luiza. Henrique Imbertti, diretor de “Agilidade Organizacional” do Luiza Labs, explica: “Nossa área reúne todas as iniciativas relacionadas à tecnologia do Magazine Luiza e o trabalho, visando os métodos ágeis, começou com o desafio de entender, por meio de conversas com os times de desenvolvimento, como estávamos organizados. A organização por aplicações (modelo passado) deu lugar a um novo modelo organizacional, onde os times pensam em suas missões, sempre com o foco no cliente.”

Foram inúmeros projetos implementados, entre eles, os caixas móveis, onde a nota fiscal já é impressa pela vendedora. O tempo de pagamento, que chegava até 40 minutos, neste método não leva mais de 4 minutos.

Imbertti também destaca que, com o apoio da liderança, foram quebradas literalmente as paredes físicas para assim ouvir melhor, de “ponta a ponta”, as necessidades e entender todos os envolvidos. Finaliza, dizendo: “O ideal são times pequenos e multidisciplinares com uma clara missão. Além disso, é melhor um time com dez pessoas, sem necessidade de passagem de “bastão” e com mais autonomia, além de reuniões com foco: pare de começar e comece a terminar.”

Manifesto “AGILE” – Além dos 4 principais valores, em 2001 também foram estabelecidos os 12 Princípios “AGILE”:

1. Entregas antecipadas e contínuas

2. Abraçar as mudanças

3. Entregas frequentes

4. Executivos (clientes) e desenvolvedores trabalham em conjunto

5. Pessoas motivadas (ambiente colaborativo)

6. Interação frequente “face to face”

7. O progresso é medido através da entrega de softwares de valor

8. Desenvolvimento constante e sustentável (sem “estresse”)

9. Excelência técnica (melhoria contínua)

10. Simplicidade

11. Times auto gerenciáveis

12. Reflexões e ajustes regulares

Sucesso para todos e vamos em frente!

Eduardo BANZATO (IMAM)

fonte: https://www.linkedin.com/pulse/agile-scrum-kanban-kaizen-pmbok-eduardo-banzato?trk=portfolio_article-card_title