O que pode ajudar você a construir um carro, salvar seu casamento, desenvolver códigos para softwares, escrever um livro ou até mesmo reformar a sua casa?
Um quadro branco e um bloco de notas (analógicos OU digitais!).
Bom, e saber como usar isso tudo, também, é claro.
Imagem de Ronald Carreño por Pixabay
Se você trabalha com tecnologia (ou passa muito tempo com engenheiros), você provavelmente já ouviu falar da metodologia Ágil e Scrum. É um sistema mencionado com ares de pompa pelo pessoal de tecnologia e parece ter uma estranha língua própria. Termos com “planning poker”, “stand-ups” e “sprints” são deixados no ar por quem os pronuncia.
Isso pode ser meio intimidador para os leigos.
Eu sei disso porque já passei por isso. Durante minha primeira semana trabalhando em uma empresa de tecnologia, fui apresentado à metodologia Scrum por meio de nossa equipe de desenvolvimento de software e fui instantaneamente transformado em um novato. A maneira como eles conseguiam lidar com problemas complexos, priorizá-los em tarefas individuais, e então delegar essas tarefas aos membros da equipe mais bem preparados para cada uma delas era incrível.
Mas isso era só para engenheiros? Poderíamos nós, que não entendemos nada de códigos e programação, realmente nos beneficiarmos de algo como a metodologia Scrum? Em caso positivo, como começar a aprender isso?
Prepare-se, porque estamos prestes a dar um “sprint” através da metodologia Ágil e Scrum (você vai entender a piada até o final deste artigo, eu prometo).
O que é metodologia ágil e scrum?
As coisas podem ficar um pouco confusas para os novatos quanto às nomenclaturas. Metodologia “Scrum” e “Ágil” (alguns preferem usar a palavra em inglês: Agile) parecem ser intercambiáveis quando você entra pela primeira vez nesse mundo, mas há uma diferenciação importante.
“Ágil” se refere a um conjunto de “métodos e práticas baseadas nos valores e princípio expressos no Manifesto Ágil (Agile Manifest)”, o que inclui coisas como colaboração, auto-organização, e equipes interdisciplinares.
Scrum é uma estrutura metodológica que é usada para implementar o desenvolvimento Ágil.
Uma boa analogia poderia ser a diferença entre uma receita e uma dieta. Um dieta vegetariana é um conjunto de métodos e práticas baseadas em princípios e valores. Uma receita de taco de grão de bico seria uma “estrutura metodológica”, um conjunto de instruções que você pode usar para implementar sua dieta vegetariana.
É semelhante à relação entre Ágil (a dieta) e Scrum (a receita que você segue).
Ágil nasceu das técnicas utilizadas por inovadoras empresas japonesas nos anos 70 e 80 (empresas como Toyota, Fuji e Honda).
No meio dos anos 90, um homem chamado Jeff Sutherland ficou decepcionado com empresas que constantemente o atormentavam com projetos que tinham um cronograma apertado e um orçamento exagerado. Ele decidiu encontrar uma maneira melhor de fazer isso.
Suas pesquisas o levaram até essas empresas japonesas e seus métodos Ágeis. Baseando seu trabalho nisso, Sutherland criou a metodologia Scrum. Depois de uma série de sucessos usando seu novo método, o Scrum começou a se espalhar rapidamente por todo mundo do desenvolvimento de produtos.
Quem pode se beneficiar da metodologia scrum?
Você pode ser perdoado por pensar que a metodologia Scrum era algo restrito a engenheiros e desenvolvedores. Mas a estrutura Scrum pode ser benéfica para os outros tipos de projetos também.
“O método Scrum pode ser usado para qualquer tipo de projeto complexo, a ressalva é que ele funciona melhor quando há um produto concreto que está sendo produzido”, diz David Matthew, um Scrum Master Certificado pelo Incentive Technology Group, “se você trabalha em marketing e precisa de textos para um projeto, Scrum, definitivamente, pode ser benéfico para sua equipe.”.
O Scrum tem sido usado por todo mundo, do FBI a agências de marketing e equipes de construção. Sempre que você estiver produzindo algum tipo de produto, seja ele um software ou uma campanha de e-mail marketing, a metodologia Scrum pode te ajudar a organizar sua equipe e ter mais trabalho feito em menos tempo.
As pessoas e as partes do scrum
Para entender o Scrum e sua metodologia, você precisa entender as pessoas e as partes do esquema. A boa notícia é que você não precisa de nenhuma experiência especial ou certificação para começar.
“Você não precisa de muito para começar com o Scrum”, diz Matthew, “Você realmente só precisa de um lugar para organizar seus pensamentos, a sua reserva cerebral. Pode ser um software como o Trello, ou mesmo um quadro branco. Você precisa dos diferentes papéis, como o Dono do Produto e o Scrum Master.
As ferramentas que você precisa de verdade não são tão impressionantes como os nomes dos papéis envolvidos.
Vamos desvendar as partes que fazem o Scrum acontecer:
O Scrum começa com um Dono de Produto. Esta é a pessoa que representa o melhor interesse do usuário final, e tem autoridade para dizer o que vai fazer parte do produto final ou não.
Esse Dono do Produto é encarregado de fazer o chamado Backlog: uma lista de tarefas e das exigências e necessidades do produto final. Aqui está uma parte importante: O Backlog deve ter uma ordem de prioridade. Esse é o trabalho do Dono do Produto.
Se eu estivesse usando o Scrum para projetar um carro, itens como "Deve ter um motor" estariam perto do topo da minha lista de prioridades, porque o carro não pode funcionar sem ele. "Deve ser pintado de vermelho" seria uma tarefa menos importante na minha lista de prioridades; ela ainda pode ser importante para mim, mas não é um requisito imprescindível para que o carro possa ser construído.
Em seguida vem o “Sprint”. Um Sprint é um período de tempo pré-determinado dentro do qual a equipe completa conjuntos de tarefas do Backlog. O período de tempo depende das necessidades da equipe, mas duas semanas é um tempo bastante comum.
As equipes se reúnem todos os dias para fazer atualizações sobre o andamento do Scrum diário. Muitas pessoas também chamam essas atualizações de "Daily Stand-Ups" ou “Daily Scrum”.
Cada Sprint termina com uma revisão, ou Retrospectiva (Retrospective), onde a equipe analisa seu trabalho e discute maneiras de melhorar o próximo Sprint.
Como você pode ver, não há realmente nenhum equipamento especial ou treinamento que você necessite para começar. A parte mais difícil é aprender o dialeto e estar a par das regras e orientações que fazem o Scrum funcionar.
“O Scrum é como jogar Pôquer, você aprende as regras em 10 minutos, mas leva um longo tempo para ser bom nisso”.
Começando um esquema básico de scrum
Se você está cansado dos seus atuais métodos de gerenciamento de projetos, por que não dar uma chance ao método Scrum?
Já que você não precisa de treinamento especial para começar, é realmente apenas uma questão de aprender os macetes sozinho. Sutherland e seu co-criador, Ken Schwaber, deixaram isso super fácil, disponibilizando o guia oficial ScrumGuides.org livre na internet.
Aprender os princípios para começar é fácil. Dominar a técnica é a parte mais difícil.
Lá vem o Master David Mateus novamente:
“O Scrum é como jogar Pôquer, você aprende as regras em 10 minutos, mas leva um longo tempo para ser bom nisso.”.
Ainda assim, não deixe isso deter você. Não é necessário ser um mestre para começar a fazer o seu trabalho ser mais feliz e produtivo.
Aqui estão alguns passos básicos para começar:
Faça o download e imprima a versão PDF do Guia oficial Scrum: Leia em seu trajeto para o trabalho ou durante a sua hora de almoço, com um marca texto na mão. Destaque as frases e os papéis que são novos para você e comece a trabalhar na memorização do que significa cada um.
Escolha os seus papéis: Você precisa de um Dono do Produto (fala pelo usuário, dá a palavra final sobre as necessidades do projeto), um Scrum Master (ajuda a equipe a agir com base nos princípios da metodologia Scrum), e membros da equipe. Lembre-se, não há espaço para egos no Scrum. O Scrum funciona com um modelo de "líder que serve ao grupo".
Crie o seu Backlog do produto: O Backlog é onde você vai listar tudo o que o projeto necessita, ordenado por importância. Tenha em mente que o Backlog nunca está completo. Conforme o projeto toma forma, emergem novas necessidades e você vai adicionando ao Backlog. O Dono do Produto é o principal responsável por isso.
Planeje seu Sprint: Em seguida, é hora de escolher tarefas do Backlog para serem concluídas em seu primeiro Sprint. Os Sprints têm um tempo limite. Você pode decidir por um período de tempo que funcione para você, mas eles são sempre menores que um mês. Durante o planejamento do Sprint, a equipe decide quais tarefas devem incluir no Sprint e quem será responsável por elas.
Mão na massa! É hora de começar a trabalhar nesse Sprint! Os membros da equipe trabalham em suas tarefas e todo mundo verifica seu progresso na Reunião Diária, o Daily Scrum Meeting. Esta reunião não pode ter mais do que 15 minutos de duração e responde a três perguntas: No que você trabalhou ontem? No que você vai trabalhar hoje? Existe alguma coisa travando o seu trabalho de hoje, no que você precisa de ajuda?
Revendo o seu trabalho: No final do Sprint, a equipe analisa o trabalho realizado e apresenta suas tarefas concluídas.
Revendo seu processo: Durante a reunião retrospectiva, você vai rever a forma como o processo de trabalho foi executado de verdade e planejar maneiras de melhorar seu trabalho e ser mais eficiente na próxima vez.
Repetir! Com o seu primeiro Sprint terminado, é hora de começar tudo de novo. Escolha mais tarefas do Backlog e repita o processo.
Deixando tudo isso mais visual
Um princípio importante do Scrum é a ideia de transparência. Todos na equipe precisam estar sabendo o que os outros estão fazendo, os progressos que estão acontecendo e aonde a equipe quer chegar.
É por isso que dar visibilidade a tudo é tão importante.
Uma boa parte disso está no Quadro Scrum. É o lugar onde você pode organizar seu Backlog, assim como tarefas que estão sendo trabalhadas no Sprint atual e seu andamento.
Quadros Scrum podem ser tão simples quanto um quadro branco com notinhas de papel para cada tarefa. Ou tão complicados quanto um software especializado, com gráficos e ferramentas de acompanhamento de tarefas.
Eu uso o Trello como meu Quadro Scrum pessoal.
Meu Quadro Scrum Trello é dividido em sete listas que representam o fluxo de trabalho das minhas tarefas.
Recursos: Nesta lista, eu mantenho todas as tarefas que são recorrentes. Dessa forma, eu não tenho que fazer um novo cartão a cada vez que eu preciso construir uma landing page para um webinar. Basta mover esse cartão para fora da lista de Recursos.
Backlog: Aqui é onde eu mantenho o meu Backlog de tarefas a serem trabalhadas. Quando meu chefe me diz que tem algo em que ele precisa de ajuda, eu o adiciono à minha lista de Backlog.
Para fazer: Quando eu planejo meu Sprint, eu puxo tarefas do Backlog para esta lista. Este é o Sprint atual que estou trabalhando.
Fazendo: Quando uma tarefa tiver sido iniciada, ela é movida para cá.
CQ: Checagem de Qualidade. Quando as tarefas são concluídas, eles são movidas para o "CQ". No final da semana, eu revejo essa lista para garantir que tudo saiu perfeito.
Feito: Se passou na Checagem de Qualidade, está pronto para ser enviado! Não há mais edições ou revisões necessárias, ele está agendado e pronto para a ação.
Bloqueado: Quando alguma coisa está me impedindo de completar uma tarefa (talvez eu precise comprar algo antes e preciso da aprovação do meu chefe), eu o movo para "Bloqueado", juntamente com um comentário sobre o que está travando a tarefa.
O Trello é uma ferramenta eficaz para isso, porque eu posso mostrar o meu quadro em um monitor que é visível por qualquer um - com acesso compartilhado com toda a minha equipe - e colocar todos os detalhes necessários para cada tarefa na forma de comentários, listas de verificação, datas de entrega e anexos.
Posso designar diferentes membros da equipe para estas tarefas e integrar tudo isso com o nosso canal de marketing no Slack, também. Dessa forma, quando um membro da equipe move uma tarefa de "Para fazer" para "CQ," eu sei que eles estão prontos para passar para a próxima tarefa.
Meu objetivo final aqui é que todos que tenham uma tarefa para fazer, tenham também tudo o que precisam para completá-la disponível nesse cartão. Não deve haver nenhuma razão para que eles precisem vir até mim com perguntas, ou esperar por mim para dar-lhes algo. Quando as tarefas são claramente delineadas antes da atribuição, o trabalho flui significativamente mais rápido.
A importância da repetição e melhoria
Uma das características fundamentais da metodologia Scrum, e que a torna tão potencialmente poderosa, é a ideia de repetição (ou iteração) e melhoria. Isso funciona em relação tanto ao produto a ser trabalhado, quanto a eficiência da própria equipe.
No final de cada Sprint, o trabalho deve estar pronto para ser entregue a um cliente. Isso não significa que é um projeto acabado, completo. Longe disso. Pelo contrário, significa que o trabalho deve ser suficiente para mostrar algum tipo de “Produto Minimamente Viável” completo (MVP, na linguagem das startups).
Se for um carro, você deve ser capaz de dirigi-lo. Se ele não tem um rádio ou ar condicionado, você consegue dirigir mesmo assim.
Por que isso é tão importante?
Porque permite que você recolha o feedback dos usuários no início, ajudando a guiar o desenvolvimento do produto para garantir um bom alinhamento com o usuário.
Eu acho que todo mundo já experimentou aqueles momentos na vida em que trabalhou durante horas em um projeto, apenas para descobrir que a pessoa para quem você vai entregar o trabalho estava com outra coisa em mente, completamente diferente.
Imagine gastar milhares de dólares e muitos meses desenvolvendo um produto, apenas para descobrir que, na verdade, não resolve o problema do usuário.
Nada bom!
Voltando à nossa analogia do carro, se você entregar o carro para o usuário em pequenos pedaços, iterativos (fáceis de serem repetidos com ajustes), não é um problema tão grande quando eles dizem "Puxa, você sabe o quê? Depois de dar uma volta, eu acho que eu quero que seja um carro conversível.". Descobrir isso depois que o produto final foi entregue seria um enorme problema.
O Scrum é construído sobre as entregas iterativas (fáceis de repetir) de seu produto. Ao invés de esperar até que o projeto seja 100% concluído para entregá-lo para o usuário, você entrega pedaços utilizáveis do projeto ao longo do tempo. Isso ajuda a evitar desperdício de esforços, quando as necessidades mudam ou as coisas se perdem na comunicação.
Mas, além da importância de iterações e melhorias para o produto, o Scrum também se concentra em melhorar o processo a cada novo ciclo.
Durante a reunião retrospectiva, os membros da equipe discutem as áreas onde a sua eficiência poderia ser melhorada. Talvez seja uma limitação tecnológica que esteja travando tudo. Talvez um membro da equipe esteja sobrecarregado de tarefas. A equipe decide como corrigir a esses problemas, com a intenção de melhorar a sua eficiência no próximo Sprint. Teoricamente, a equipe deve ser mais eficiente e capaz de produzir mais trabalho a cada novo ciclo.
Espere um minuto... MAIS TRABALHO?!
Quando eu comecei a trabalhar com a metodologia Scrum, houve algo que me assustou um pouco: toda esta história de entregar mais trabalho.
Mais trabalho? Eu já estou sobrecarregado!
Mas a ideia por trás Scrum não é "fazer mais trabalho", é trabalhar mais inteligentemente e, assim, realizar mais.
Sutherland tem uma grande citação sobre isso em seu livro Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho em metade do tempo:
"Pense no seu trabalho. Quanto do seu tempo é desperdiçado enquanto você está esperando que alguém termine o trabalho dele, ou esperando para obter as informações que precisa, ou porque você está simplesmente tentando fazer muitas coisas ao mesmo tempo? Talvez fosse melhor trabalhar direto, o dia inteiro. – Para mim, na verdade, seria melhor é surfar o dia todo!”.
O Scrum não vai medir você pelo número de horas que registrou, mas pelas tarefas que você realizou. Quem se importa quanto tempo uma tarefa levou se o resultado for o mesmo?
Com o Scrum, você não está criando mais trabalho para si mesmo; você está sendo mais eficiente com o seu tempo, de modo que você pode passar menos tempo no trabalho e mais tempo com as pessoas e as coisas que você ama.
Como isso funciona para gerar equilíbrio entre o seu trabalho e a sua vida?
Mais recursos para aprender
A metodologia Scrum não vai caber em um único post, então eu recomendo fazer alguma leitura adicional sobre o tema, se o Scrum te interessou. Algumas estão em inglês, mas vale o esforço.
Scrum: a arte de fazer o dobro do trabalho em metade do tempo, por Jeff Sutherland - Este livro foi o meu primeiro mergulho profundo no Scrum. Tudo é explicado de uma forma divertida, com histórias para exemplificar todo e qualquer aspecto do quadro. Uma ótima leitura.
Our Agency’s Epic 200% Productivity Secret, by Adam Steele – O Segredo Épico de 200% de produtividade de nossa agência - me deparei com este blog depois de ver os desenvolvedores no meu trabalho usando o Scrum e se perguntando se algum profissional de marketing estaria usando a metodologia. A resposta? Sim, e de uma maneira bastante eficiente.
O Guia Scrum, por Jeff Sutherland e Ken Schwaber - O guia básico que você precisa para começar.
Glossário do Scrum, a partir da Scrum Alliance - Definições de todas as pessoas e partes do Scrum.
Certificações Scrum, a partir da Scrum Alliance - Se você quiser mergulhar mais fundo no Scrum, confira alguns desses cursos e certificação.
fonte: https://blog.trello.com/br/scrum-metodologia-agil