Como assinar um documento digital? Tudo que você precisa saber!

A assinatura em papel está pouco a pouco sendo substituída pela eletrônica. Prova disso é que a cada dia as pessoas buscam mais informações sobre como assinar um documento digital.

De acordo com dados de uma pesquisa realizada pela Mordor Intelligence, o tamanho do mercado de assinaturas digitais é estimado em US$ 7,78 bilhões em 2023, e deverá atingir US$ 29,88 bilhões até 2028, crescendo a um CAGR de 30,88% durante o período de previsão (2023-2028). 

Se você ainda não está totalmente familiarizado com o assunto, este conteúdo é para você: vamos explicar o que é assinatura eletrônica e digital, os benefícios de adotar esta tecnologia e sanar as dúvidas mais comuns que recebemos aqui na D4Sign. Também vamos te mostrar em um passo a passo como é fácil enviar e assinar documentos pela nossa plataforma. Vamos lá?

O que é assinatura eletrônica e digital?

Se na assinatura tradicional um acordo é firmado com nome escrito à próprio punho com caneta em papel, na assinatura eletrônica, tudo é feito online.

Assim, podemos chamar de assinatura eletrônica, todo tipo de firma que usa meios eletrônicos para sua validação. Esses “meios eletrônicos” são o que chamamos de pontos de autenticação e tem como função garantir a identidade do signatário e a autenticidade do documento.

São alguns exemplos de pontos de autenticação: reconhecimento facial, biometria, código de acesso, senhas, geolocalização, certificado digital, entre outros.

E a assinatura digital? É a mesma coisa? Embora os termos “eletrônica” e “digital” sejam comumente usados como sinônimos, eles não são. Assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica, chamada também de qualificada. A assinatura digital usa um ponto de autenticação específico para validar a identidade do signatário, o certificado digital. 

Ele é um arquivo eletrônico que carrega informações de uma pessoa física ou jurídica, como se fosse o RG do indivíduo no ambiente digital e é emitido por Autoridades Certificadoras credenciadas ao ICP-Brasil – Instituto de Chaves Públicas. Por isso, é o tipo de assinatura eletrônica mais segura.

Benefícios da assinatura eletrônica de documentos

Certo. Mas por que assinar um documento eletronicamente?

Essa tecnologia traz diversos benefícios para empresas, profissionais autônomos e até mesmo pessoas físicas que assinam documentos com frequência. Vamos listá-los a seguir.

Economia

Você sabia que a assinatura eletrônica proporciona 80% de redução de custos quando comparada à assinatura tradicional?

Papel, tinta, impressora, scanner, transporte, armazenamento físico, custos com cartório… Estes são alguns gastos que você não terá ao assinar documentos de forma digital.

Agilidade e versatilidade

E a economia não é só de dinheiro. Com a assinatura eletrônica você também experimenta uma redução de 97% no tempo total de assinatura quando comparado ao método com papel.

A assinatura ocorre de forma online, a qualquer hora e lugar, basta ter acesso à internet. Em poucos cliques, sem precisar de papel, impressões, motoboy e burocracia. 

Sustentabilidade

Ao assinar digitalmente, você também contribui com a preservação do meio ambiente, pois evita o consumo de papel e outros insumos relacionados à impressão, assim como o uso de água e emissão de CO².

Ao longo de 8 anos, a D4Sign já ajudou a evitar o desmatamento de 30.727 árvores, economizou 1.536.356 litros de água e reduziu a emissão de 553.088 kg de CO².

Segurança

Quem olha superficialmente pode achar que a assinatura manuscrita é mais segura do que a digital por envolver o encontro presencial de todas as partes envolvidas.

No entanto, isso não é verdade. Documentos assinados digitalmente são mais seguros contra fraudes, alterações e perdas. Eles possuem diversas camadas de segurança que envolvem diferentes técnicas criptográficas como o uso de chaves e hashing, tecnologias capazes de garantir não só a autenticidade, como também a integridade do documento.

Validade jurídica

Documentos assinados de forma eletrônica possuem validade jurídica assegurada pela legislação brasileira há pelo menos 20 anos.

Tudo começou lá em 2001, com a Medida Provisória 2.200-2 que instituiu a Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil), cadeia hierárquica de confiança que viabiliza a emissão de certificados digitais para identificação virtual do cidadão, disponibilizado pelo Instituto Nacional de Tecnologia e Informação (ITI).

Ela versava, principalmente, sobre as assinaturas realizadas com certificado digital, ou seja, a assinatura digital ou qualificada. No entanto, um dos seus parágrafos fala também sobre a possibilidade de uso de outros meios para a assinatura de documentos em formato eletrônico, desde que sejam capazes de assegurar a autoria e a integridade do documento e sejam reconhecidos como meios válidos de assinatura pelas partes. Assim, essa MP garante a autenticidade e confiabilidade de acordos  firmados por assinaturas digitais e eletrônicas.

Recentemente, em 2020, a validade jurídica das assinaturas eletrônicas ganhou mais um reforço: a Lei 14.063. 

Conhecida como Lei da Assinatura Eletrônica, ela ampliou as possibilidades de aplicação das assinaturas eletrônicas nos órgãos do poder público, confirmando a sua validade e segurança.

Como assinar um documento digital com segurança e validade jurídica

Basta uma procura rápida no Google sobre como assinar um documento digital para ver que existem diferentes maneiras de fazer isso.

Por exemplo, o Word e alguns softwares leitores de pfd permitem inserir uma assinatura no documento usando um certificado digital.

No entanto, se você e/ou a sua empresa assina documentos com frequência, o ideal é que invista em uma plataforma de assinatura eletrônica e digital.

Esse tipo de serviço traz diferentes vantagens:

• Versatilidade: você pode contar com diferentes formas de assinar um documento digitalmente, não só o certificado digital;

• Segurança: essas plataformas contam com diferentes parâmetros de segurança, usando tecnologias como a criptografia para garantir a autenticidade, integridade e proteção dos dados em tráfego e armazenados.

• Praticidade: tudo em um só lugar. é possível armazenar os seus documentos na nuvem e organizá-los da melhor forma;

• Recursos e funcionalidades: a maioria dos serviços de assinatura eletrônica contam com recursos que facilitam o dia a dia de quem elabora e gerencia contratos, otimizando a rotina destes colaboradores.

Dito isso, aqui na D4Sign, você terá toda a segurança necessária para assinar seus documentos com validade jurídica. Temos 14 pontos de autenticação, recursos voltados para gestão de contratos, inteligência artificial e o melhor: um processo super simples, tanto para quem envia documentos para assinatura, como para quem assina. A seguir, vamos mostrar como é fácil.

Como enviar um documento para assinatura com a D4Sign

1. Faça o login na nossa plataforma;

2. Crie um cofre ou, se for o caso, use um dos cofres compartilhados com você;

3. Clique em “Novo documento”;

4. Faça o upload do arquivo. Neste momento, o seu documento será criptografado;

5. Insira os e-mails ou números de WhatsApp (caso tenha contratado) das pessoas que assinarão o documento;

6. Configure cada signatário designando o papel de cada um deles (assinar, aprovar, reconhecer, etc) e os pontos de autenticação;

7. Clique em “Enviar para assinatura”

Agora é só aguardar. Quando todos os signatários assinarem o documento, você receberá uma notificação e poderá conferir tudo na nossa plataforma clicando no documento e em “Visualizar Assinaturas”. 

Será exibido o Certificado de Assinatura na tela seguinte com o registro de todos os eventos. Se desejar, você pode realizar o download do documento assinado e do certificado.

Como assinar um documento digital com a D4Sign

Agora, se você recebeu um documento para assinar pela D4Sign, não se preocupe. O processo é mais simples ainda. 

Veja como assinar um documento digital com a D4Sign.

1. Você receberá um link único do documento a ser assinado no seu e-mail ou WhatsApp;

2. Confira se todos os dados estão corretos — a etapa de análise é muito importante para a sua segurança;

3. Para assinar, é só seguir o passo a passo que aparecerá na tela. O processo é diferente para cada ponto de autenticação, por isso, dependerá de qual ponto de autenticação o remetente solicitou;

4. Confirme a assinatura e pronto! Documento assinado. 

Quando todos os signatários assinarem o documento, você receberá um e-mail com o link para visualizar as assinaturas e realizar o download do documento e Certificado de Assinatura.

Principais dúvidas sobre assinatura eletrônica

Quando o assunto é como assinar um documento digital, é comum surgirem algumas dúvidas. Abaixo estão as principais.

Eu pago para assinar um documento na D4Sign?

Não! A assinatura é gratuita para quem assina o documento. 

Para assinar um documento é necessário ter uma conta?

Não, para assinar um documento pela D4Sign basta clicar no link que você receberá via e-mail ou WhatsApp, e seguir as instruções que aparecerão na sua tela.

A assinatura eletrônica tem validade jurídica?

Sim. Como dissemos anteriormente neste conteúdo, todos os tipos de assinatura eletrônica tem sua validade assegurada pela MP 2.200/2001 e Lei 14.063/2020.

Posso confiar em um documento digital?

Em geral, sim. Claro, é importante conhecer a empresa por trás do documento. A D4Sign, por exemplo, é a maior plataforma de assinatura eletrônica e digital do Brasil, e a única com integração de dados junto ao Governo Federal — você pode confiar.

Além disso, uma assinatura digital é diferente de uma assinatura manuscrita, pois é criada e verificada por meio de códigos criptográficos, trazendo maior segurança para ambas as partes.

Quem pode usar a assinatura eletrônica? Só empresas?

Não. Ela é para todos. Pessoas físicas, profissionais autônomos e empresas de diferentes portes que precisam assinar documentos e querem se libertar do papel e da burocracia, podem se beneficiar desta tecnologia.E então? Conseguimos esclarecer todas as suas dúvidas? Se quiser saber mais sobre o assunto, veja como assinar um documento digitalmente com a D4Sign.

fonte: https://blog.d4sign.com.br/como-assinar-um-documento-digital/