Mais produtividade e menos tempo perdido


Como a gestão do tempo pode ajudar as empresas a serem mais produtivas e seus colaboradores mais eficientes em meio à recessão econômica.

Com a recuperação da economia mais lenta do que gostaríamos, o desemprego continua sendo um fantasma que assusta os trabalhadores brasileiros, não só os 12,3 milhões que já perderam seus empregos e não conseguem novas oportunidades no mercado de trabalho, mas também a população ocupada de 90,3 milhões de pessoas (números da PNAD Contínua – Pesquisa Nacional por Amostra de Domicílio, divulgados pelo IBGE em janeiro). Conforme pesquisa da CNI – Confederação Nacional da Indústria, o Índice de Medo do Desemprego voltou a subir, tendo alcançado 64,8 pontos em dezembro de 2016 – o indicador varia de zero a 100 pontos e, quanto mais alto, maior é o medo do desemprego. Com isso, fechou o ano passado muito acima da média histórica de 48,4 pontos. “O índice de dezembro é um dos mais elevados desde 1996, quando a pesquisa começou a ser feita", observa Renato da Fonseca, gerente-executivo de Pesquisa e Competitividade da CNI. O desemprego, porém, é só uma das aflições de quem sobreviveu aos cortes nas organizações. Um levantamento com 2.690 trabalhadores divulgado em agosto do ano passado pela empresa de recrutamento Vagas.com mostrou que 56% dos entrevistados tiveram que assumir funções e atividades de outras pessoas. E sobrecarga de trabalho, todo mundo sabe, tem consequências diretas na produtividade, eficiência e qualidade de vida. “Quando os recursos (humanos, tecnológicos e materiais) disponíveis são insuficientes e inadequados para as metas propostas no tempo proposto ou quando os recursos disponíveis não estão sendo efetivamente utilizados, com a devida eficácia e eficiência, temos como consequência a sobrecarga de trabalho. Esta, por sua vez, transtorna o nosso equilíbrio e nos deixa ainda mais ineficientes”, afirma o administrador Boris Drizin, sócio-diretor da Timing Desenvolvimento Empresarial, no artigo “Dicas práticas para lidar melhor com a sobrecarga de trabalho”, disponível no site da empresa. O excesso de trabalho, porém, não afeta unicamente a produtividade. Somado ao medo do desemprego, é um ingrediente nocivo para a saúde mental das pessoas que pode resultar em problemas, como depressão, crises de ansiedade, estresse e maior consumo de remédios – vale lembrar que várias pesquisas já relacionaram longos períodos de recessão econômica à maior incidência de depressão e até suicídio. Além disso, pessoas doentes faltam mais e são afastadas do trabalho, o que sobrecarrega ainda mais as outras.

Gestão do tempo

Existem, porém, várias maneiras de melhorar a vida dos que ficaram nas organizações depois do cortes de pessoal – a área de Recursos Humanos das empresas tem várias ferramentas e processos para isso, mas uma das mais efetivas nesse momento em que os quadros e níveis já foram diminuídos, as estruturas foram enxutas, os benefícios cortados e os investimentos adiados é a melhoria da produtividade por meio de uma ferramenta bastante conhecida, mas nem sempre utilizada, ou bem utilizada: a gestão do tempo. “Em vez de pensar em cortar o cafezinho, os líderes têm de cortar o desperdício de tempo, que afetcialmente do gestor. “Ele precisa cuidar e estimular a automotivação e atitude proativa da sua equipe, ser mais rigoroso com o estabelecimento de prioridades e, continuamente, identificar os principais desperdiçadores do tempo da sua equipe para procurar eliminar ou reduzi-los”, sugere Drizin, que se especializou em ajudar as empresas a melhorar seu desempenho e produtividade. E não faltam fatores desperdiçadores de tempo dentro das empresas. Se você perguntar a qualquer profissional, quais são os principais deles, certamente as reuniões vão a figurar no topo da lista. “Reuniões demais com pouco resultado geram custo e fazem as pessoas perderem tempo, porque nada é decidido ou resolvido. Ao longo do nosso trabalho com grandes empresas, criamos um índice que mede o custo da inutilidade das reuniões. Um exemplo são aquelas específicas de follow-up que ainda são feitas, muito embora haja ferramentas para isso”, lembra Barbosa. Além de avaliar a real necessidade das reuniões, um bom trabalho de administração do tempo deve olhar para a produtividade em geral e mapear os desperdícios. Em relação ao processo interno da equipe, quanto os colaboradores realmente entregam nas 8 horas de trabalho? Por que eles estão tão estressados, com pouca qualidade de vida, e fazendo tantas horas extras se entregam um trabalho razoável? Por que os profissionais levam de 1 a 3 horas por dia para ler e responder tantos e-mails? E por que eles ainda não foram treinados a usar em toda a sua potencialidade ferramentas como, por exemplo, o Outlook – o serviço de e-mail e calendário mais utilizado no mundo corporativo. “Depois de mapear os desperdícios, é preciso criar métricas, figurar no topo da lista. “Reuniões demais com pouco resultado geram custo e fazem as pessoas perderem tempo, porque nada é decidido ou resolvido. Ao longo do nosso trabalho com grandes empresas, criamos um índice que mede o custo da inutilidade das reuniões. Um exemplo são aquelas específicas de follow-up que ainda são feitas, muito embora haja ferramentas para isso”, lembra Barbosa. Além de avaliar a real necessidade das reuniões, um bom trabalho de administração do tempo deve olhar para a produtividade em geral e mapear os desperdícios. Em relação ao processo interno da equipe, quanto os colaboradores realmente entregam nas 8 horas de trabalho? Por que eles estão tão estressados, com pouca qualidade de vida, e fazendo tantas horas extras se entregam um trabalho razoável? Por que os profissionais levam de 1 a 3 horas por dia para ler e responder tantos e-mails? E por que eles ainda não foram treinados a usar em toda a sua potencialidade ferramentas como, por exemplo, o Outlook – o serviço de e-mail e calendário mais utilizado no mundo corporativo. “Depois de mapear os desperdícios, é preciso criar métricas, KPIs [Key Performance Indicator, indicadores-chave de desempenho que monitoram processos] relacionadas à gestão do tempo, ajudar os times a desenvolverem novas políticas para o envio de e-mails, mensagens e reuniões, e treinar as pessoas em produtividade”, aconselha Barbosa, que percebe uma preocupação maior das empresas com essas questões. “Desde o ano passado, notamos uma demanda maior de médias empresas por esse trabalho.” O que, se você é daqueles que prefere ver o copo meio cheio, em vez de meio vazio, pode ser uma boa notícia para quem sonha com empresas brasileiras mais produtivas e competitivas. Especial para a RAP por Loraine Calza


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